Lorsqu'un membre s'engage comme bénévole au sein de l'épicerie, il signe la ‘Convention’ lors de la séance d'information.
Celle-ci détaille les droits et devoirs de chaque partie. Vous pouvez la consulter dans son intégralité en suivant le lien ci-dessous:
Pour toute permanence réservée par le volontaire et, lorsque celui-ci est dans l'impossibilité d'honorer sa mission, il peut changer lui-même son créneau jusqu’à... ( J-7)? avant le début de celui-ci (via le programme elefan). Passé ce délai, il faudra trouver un remplaçant et prévenir le responsable compétent afin de valider l'éventuel changement. Attention pour les créneaux à responsabilité, il est impératif que le remplaçant ait suivi la formation nécessaire.
Dans le programme elefan, un créneau en recherche de remplaçant sera symbolisé par une étoile rouge. Si le créneau à remplacer n'est pas repris par quelqu'un, le bénévole ayant réservé le créneau est obligé de le prester. Si cela n'est pas possible, le manquement sera considéré comme une absence et le bénévole devra réserver un nouveau créneau avant la fin du cycle en cours.
Un bénévole, présentant une incapacité momentanée à effectuer une ou plusieurs tâches, peut déclarer son inaptitude et demander si une adaptation de son poste peut être envisagée. A défaut, il pourra être entièrement dispensé de ses obligations le temps nécessaire à son rétablissement (attention, l'exemption doit être validée par le référent compétent).
En cas d'absence imprévisible, de dernière minute (maladie, accident), le volontaire s'engage à informer l'épicerie du Cellier dans les plus brefs délais (si possible la veille). Le membre peut se faire remplacer par la personne associée au compte (de son foyer), sous réserve que celle-ci ait suivi la formation d’intégration et la formation nécessaire pour effectuer les tâches réservées.
Certains bénévoles peuvent également s'inscrire en tant que personne "rappelable" et pourrait être susceptible d'être contacté par le responsable pour venir remplacer "au pied levé".
En cas d'absence injustifiée ou justifiée trop tardivement, le bénévole s'engage à planifier un nouveau créneau avant le dernier jour du cycle en cours.
Après 3 absences injustifiées/oublis sur une année, le compte du membre sera “gelé”. C'est-à-dire que le bénévole perdra ses avantages lors de ses achats à l'épicerie.
Le bénévole qui souhaite se reposer un peu, peut également geler son compte de manière momentanée. Le gel du compte prendra cours au début du cycle suivant. Il perdra aussi ses avantages lors de ses achats à l'épicerie (jusqu'à la période de reprise du bénévolat).
Si vous êtes amenés à voyager à l'étranger durant plusieurs mois (plus de bénévolat et plus d'achat), il est conseillé de geler votre compte jusqu'à votre retour.
A tout moment et d'un commun accord, il peut être mis un terme à la convention, de manière temporaire (= gel du compte) ou définitive. Le volontaire désireux de stopper sa collaboration au sein de l'épicerie préviendra la personne compétente et perdra ses avantages lors de ses achats. Le volontaire s'engage à restituer tout matériel prêté (cartes, clefs, tablier,… etc)